Oeterbeton NV ging geleidelijk over op Visual Four Beton Server een oplossing van W4 Software & Consultancy BV. "Niet geforceerd binnen twee of drie maanden live", zegt Ludo Christis, technisch directeur van Oeterbeton NV. "Wij hebben er twee jaar over gedaan. Om medewerkers de tijd te gunnen om aan het programma te wennen, hebben we eerst een half jaar met een testversie gewerkt. Verder is zeer veel zorg besteed aan het bouwen van de koppelingen met de machines in de fabriek en het opbouwen van de basisbestanden. Daardoor verliep de implementatie vlekkeloos en werken we nu zonder problemen met de W4 Software & Consultancy BV oplossing." Bij Oeterbeton NV geldt: niet automatiseren om het automatiseren. "We houden in ons bedrijf van eenvoud. Ook het gedeelte maatwerk in Visual Four Beton Server hebben we op een eenvoudige manier ingericht." Oeterbeton NV gebruikt de modules Leveranciers & Inkoop, Klanten & Verkoop, Calculatie, Productieplanning, Facturatie en Diensten. Daarbij werd de module Productieplanning, Facturatie zodanig ingericht dat deze aansluit bij de werkwijze van Oeterbeton NV. In totaal werken 25 medewerkers met het programma.

Bedrijfszeker

Oeterbeton NV gebruikte eerst een DOS-pakket voor haar administratie. "Op zich werkte dat prima, al waren de zoekmogelijkheden en 'traceability' omslachtig. De document management capaciteiten, financiële koppelingen en koppeling met 3D-CAD applicatie was beperkt. We wilden een nieuw pakket dat meer mogelijkheden bood om financieel de informatie te integereren en de mogelijkheid zou bieden om het uitgebreide producten pallet beter te ondersteunen, en dan met name betrekking tot het terugdringen van de uitzonderingen in het gehele productieproces. Verder moest het nieuwe systeem beter aansluiten op de moderne standaarden zoals Windows Office. We wilde een pakket dat flexibel, uitgebreid, overzichtelijk en eenvoudig was. Visual Four Beton Server is zo een pakket. We kunnen het eenvoudig op de meest doelmatige manier inrichten. Rapporten kunnen worden aangepast op nieuwe kunnen worden aangemaakt door het gebruik van de rapportgenerator Crystal Reports. "  Oeterbeton deed een onderzoek onder haar klanten. "We wilden van hen weten of ze tevreden waren met de informatie op hun facturen. Daarna hebben we afspraken gemaakt met W4 Software & Consultancy BV. Zij verzorgden een demo voor het gehele personeel, die er goed uitzag." in een oogopslag

Oeterbeton heeft nu meer zoekmogelijkheden en kan de geproduceeerde elementen beter volgen. "Eerst moesten we vier of vijf rapporten doorworstelen om gegevens te vinden, nu is dat een druk op de knop. De modules voor leveringsschemas en facturering zijn superieur. Met de uitgebreide zoekmogelijkheden maken we snel een top-10 van klanten met de meeste omzet. Of we maken overzichten van diverse betonproducten, van gebruikte etiketten, noem maar op. We hebben in een oogopslag inzicht in onze markt." Het nieuwe pakket was voor de medewerkers even wennen. Geen F3 en F4 meer, maar werken met filters om bijvoorbeeld alleen de gegevens van een bepaalde klant te zien. "Alles wordt nu vastgelegd. We zien meteen wie wanneer welke acties heeft uitgevoerd. Facturering van bijzondere werkzaamheden vroeg altijd om aparte handelingen. Nu zitten gegevens op klantniveau geíntegreerd in het systeem. Het vraagt van medewerkers wel een andere manier van boeking. Maar door meer aandacht te hebben voor de input hebben we een veel betere output van gegevens."

Overbodig typewerk verdwenen

Oeterbeton heeft nu alle informatie over de opgeslagen producten snel en overzichtelijk voorhanden. "Als een klant belt met vragen over de historie van een partij betonelementen, toetsen we het leveringsnummer in en krijgen we alle informatie op het scherm. Eerst zagen we alleen aantallen, gewicht en elementnummers. Voor andere informatie moesten we het dossier erbij halen. Nu zien we alle gegevens op ons scherm, inclusief de vorm van de elementen en bijbehorende documenten en afspraken met de klant. De flexibiliteit van Visual Four Beton Server merken we bijvoorbeeld bij prijswijzigingen. In ons oude pakket moesten we dan alle prijzen handmatig uitrekenen en veranderen. Nu doet het pakket dat zelf. Dat is voor ons ongekend. Geen blauwe vingers meer van het inkloppen." Het programma werkt supersnel. Deed Oeterbeton altijd meerdere dagen over het factureren, nu komt binnen vijf minuten een verzamelfactuur uit de printer. "Klaar in een knipoog. Dat geldt ook voor overzichten. Hoe meer we met het pakket spelen, hoe meer we de mogelijkheden ontdekken. Vroeger maakten we voor de klant dikke overzichten voor de factuurcontrole. Nu verzenden we die per e-mail. Scheelt heel wat portokosten.

Tevreden

Bij Oeterbeton hangt de hele facturering af van het productieplannen en leveringschema?s. Elke mutatie wordt meteen doorgevoerd in inslag- en uitslagbonnen. "Bij het laden hoeven we nu niet meer opnieuw alle gegevens in te vullen. We zoeken in het systeem naar de betreffende klant, openen alle beschikbaar geproduceerde elementen en voegen deze toe aan de leveringsschema. Dan zet het systeem ze automatisch op de bon. Regelmatig gaat worden elementen op het laatste moment nog gewijzigd. Door de complete integratie van CAD en logistieke informatie is na het opslaan van de wijziging in het CAD systeem de informatie direct beschikbaar voor planning en productie. Het systeem verricht dan in een keer de twee handelingen, die daarvoor nodig zijn. Het is een genot om met het pakket te werken en onze klanten zijn uiterst tevreden met het resultaat. 'Jullie facturen zijn het meest eenvoudig, maar ook het meest duidelijk', zeggen ze. Ik ben heel tevreden met Visual Four Beton Server. Vooral over de snelheid, overzichtelijkheid en flexibiliteit waarmee gegevens beschikbaar zijn", aldus Ludo Christis, directeur van Oeterbeton NV.

Meer informatie

Oeterbeton NV is een van de bedrijven die met succes Visual Four servers hebben geimplementeerd. Meer voorbeelden kunt u hier vinden. Als u na het lezen van deze cases van mening bent dat Visual Four servers ook voor uw bedrijf een prima oplossing kan zijn kijk dan voor meer informatie op http://www.visualfour.com